La DESPACIALISATION ou comment mettre le travail à distance dans l’ADN de l’entreprise :)

AGESYS travaille depuis trois ans sur son programme de déspacialisation : le principe est très simple puisque cela consiste à travailler où l’on veut et quand on le veut! Un bénéfice énorme pour le collaborateur et un enjeu stratégique pour la société !

Qu’est-ce que la déspacialisation ?

L’objectif est que nos collaborateurs puissent travailler de là où ils se trouvent! En d’autres termes, qu’ils puissent travailler depuis leur lieu d’habitation, à proximité de leur domicile ou d’un autre lieu (par exemple, un collaborateur d’origine espagnol pourrait aller travailler depuis l’Espagne pendant quelques semaines pour être proche de sa famille d’origine pendant une partie de l’année). Nous souhaitons également qu’ils puissent organiser leurs journées comme ils le souhaitent, en fonction des contraintes professionnelles bien sûr, mais au mieux de leurs objectifs personnels.

Pourquoi déspacialisation plutôt que travail à distance ?

Si le principe énoncé ci-dessus est simple, la mise en œuvre est bien plus complexe. Nous avons dû repenser nos activités, notre management et notre organisation pour que le lieu de travail et les horaires effectués ne soient pas un frein au travail à distance. Cela devient alors une évidence pour tous de travailler d’où l’on veut,  sans contrainte de mise en œuvre. On appelle donc cela déspacialisation puisque le travail n’est plus associé à un lieu : nous intégrons le travail à distance dans notre ADN !

Commencer par casser la ruche

Dans la plupart des entreprises, les collaborateurs qui télé-travaillent ont un sentiment de culpabilité (bénéficie d’un privilège) par rapport aux collaborateurs qui demeurent « dans les murs » (la ruche). Etre éloigné de l’endroit où tout se passe crée un sentiment d’isolement avec l’impression de moins participer aussi directement à la vie de l’entreprise.  Pour casser cet effet de « ruche », nous avons généralisé le travail à  distance pour tout le monde et nous avons fixé un jour commun (le lundi) dans  la ruche ou les collaborateurs peuvent se réunir physiquement, se rencontrer et échanger en tête à tête. Les autres jours de la semaine, ils sont libres de choisir leur lieu de travail à partir du moment où ils peuvent réaliser leurs tâches dans des conditions normales. S’ils décident de venir dans la ruche, une chose est sûre,  il n’y aura pas grand monde 🙂

Ensuite créer l’environnement :

Le groupe de travail en charge de la Despacialisation a repensé les outils, le management et l’organisation AGESYS pour permettre de travailler de n’ importe où. La création de cet environnement nous a pris plus d’un an :

1. Les outils

Le groupe de travail a commencé par repenser notre système d’informations pour le rendre « Despacialisable » : Cloud Computing, Accès VPN pour les applications critiques, sites collaboratifs et standard téléphonique ont été modifiés pour être accessibles de manière identique, peu importe l’endroit physique d’où on y accède. Des moyens de communications évolués (et sécurisés) ont été également mis en place : Visio conférence (individuel et salle équipée), tchat d’entreprise, sites collaboratifs et forums partagés. Enfin, nous avons supprimé les PC fixes au profit de portables ou tablettes et créé des stations de travail virtuelles. Nous avons également donné la possibilité à chaque collaborateur de commander (ou de demander) ce dont il avait besoin pour bien travailler (téléphone portable, deuxième écran, etc).

2. Le management

Notre système de management est basé sur la confiance et l’autonomisation des collaborateurs. Ce mode de management est donc parfaitement adapté au travail à distance car nous ne vérifions pas les tâches de chaque collaborateur. Ils ont des objectifs et l’important pour tout le monde est de réaliser ces objectifs (ce sont eux qui s’occupent du « comment » et du « quand » les réaliser). Nous ne savons pas ce qu’ils font heure par heure (mais quand on y réfléchit bien, nous ne le savions pas non plus quand ils étaient dans la ruche).

3. L’organisation : 

Le groupe de travail a organisé la Despacialisation en fonction des métiers car chez nous, certains métiers sont plus difficilement déspacialisables que d’autres (quand un technicien doit effectuer une opération physique chez le client comme remplacer physiquement un serveur, difficile de le faire à distance). Chaque métier s’est donc organisé pour que le travail puisse être fait de manière identique indépendamment du lieu (partiellement ou en totalité). Nous avons aussi dû apprendre à travailler différemment avec les nouveaux outils, en changeant quelques habitudes (se retrouver sur la Visio-tchat plutôt que de venir dans le bureau du collègue par exemple). Nous avons créé une « Coffee Place » où les gens qui prennent un café chez eux peuvent venir se connecter et retrouver les collègues qui font une pause (peu importe où ils se trouvent). Enfin, nous avons traité les aspects légaux et les aspects SSE (Sécurité, Santé et environnement).

La Despacialisation peut commencer :

1. Travail depuis le domicile

Une fois l’environnement créé, tout était prêt pour travailler à distance et nous avons donc incité nos collaborateurs à le faire. C’est rigolo car dans la pratique, beaucoup de collaborateurs n’étaient pas forcément partant, même ceux qui faisaient  beaucoup de route. Comme il n’y a pas d’obligation (ça reste le choix du collaborateur), le groupe de travail a proposé aux collaborateurs de le tester pour mieux se rendre compte, sachant qu’ils pouvaient arrêter à tout moment ou varier le rythme selon leur choix. Après quelques mois, aucun n’a souhaité faire marche arrière et au contraire, ils ont tendance à augmenter le rythme, avec un grand sourire aux lèvres 🙂

2. La NewbiePlace :

Nous avons mis en place depuis le début d’année la possibilité de pouvoir travailler d’un lieu « atypique ». Par exemple, Laetitia a travaillé une semaine du Touquet, en bord de mer. Sylvain, parti en vacances au Japon, a prolongé sa présence sur place d’une semaine pour travailler à distance. Prochainement Alexandre ira dans sa famille au Portugal pendant une semaine et travaillera de là-bas. Des possibilités infinies avec 3 impératifs à respecter : les frais liés à la NewbiePlace sont à la charge du collaborateur, il doit s’organiser pour que le travail soit effectué normalement et s’assurer que les outils AGESYS fonctionneront là où il ira !

3. Naissance d’un projet de robot avatar

Le projet de Despacialisation a été réalisé par un groupe de travail constitué sur la base du volontariat. Quand ils ont identifié que le métier de technicien était difficilement Despacialisable compte tenu qu’il doit réaliser des opérations physiques (remplacement de souris, écran d’ordinateurs, etc.), certains collaborateurs ont proposé sur le forum de la Despacialisation de faire ces opérations à l’aide d’un robot humanoïde pilotable à distance par le technicien. De fil en aiguille, nous avons constitué un nouveau groupe de travail pour avancer sur cette idée. Après quelques mois, nous avons rejoint un projet Open Source international de robotique et nous avons déjà construit un bras pilotable à distance…

Les bénéfices de la Despacialisation :

1. Des collaborateurs épanouis

Gagner environ 1h par jour plusieurs fois dans la semaine est un confort appréciable d’autant plus que les collaborateurs peuvent agencer leur journée comme ils veulent, en fonction des contraintes liées à leur métier bien sûr. Un collaborateur me racontait sa journée la semaine dernière : « je commence à 7h du matin, tu comprends je suis un lève tôt. Je m’arrête vers 10h pour aller faire un footing (quand le temps s’y prête bien sûr) et je reprends le boulot vers 11h – 11h30». Un autre témoignage « certain jour en télétravail, je m’organise pour aller chercher ma fille à l’école à 16h30 et m’occuper un peu d’elle. J’arrête de travailler vers 16H15 et je reprends vers 17h30 jusqu’à 20h environ ». Je dis GENIAL 🙂

2. un bilan SSE remarquable

En 18 mois, 140 000 Km évités soit 3,5 tours du monde !

20 tonnes de CO2 épargnés !

1 800 heures non passées sur les routes !

Pour une PME de 47 personnes, les gains sont importants et nous en sommes qu’au début…

3. Performance de l’entreprise

Les gains sont nombreux : plus grand investissement de la part des collaborateurs, certains frais de déplacements économisés, embauche de talents plus éloignés de notre lieu physique, dynamisme et modernité de l’entreprise, fidélisation des équipes, adapté aux générations Y, etc.

La Despacialisation : Un enjeu politique majeur

Quand on regarde le nombre d’entreprises du tertiaire qui sont implantées en région parisienne où les collaborateurs passent entre 1h et 3h sur les routes pour se rendre sur leur lieu de travail et au final se mettre derrière un ordinateur pour travailler sur des systèmes souvent hébergés dans des lieux tiers, on se dit qu’il y a vraiment quelque chose à faire pour désengorger les grandes villes et repeupler les villages. De nombreux acteurs œuvrent dans ce sens mais ce serait bien qu’il y en ait encore plus (entreprise, politique, etc.). Je suis persuadé que nos enfants ou nos petits-enfants auront le même privilége que nos grands-parents et pourront aller travailler en vélo à 5 mn de leur lieu d’habitation, dans un centre de co-working (ou équivalent). Ils travailleront pour des entreprises différentes pendant leur carrière, mais toujours à partir du même endroit).

🙂

Promo pour la Despacialisation