La force de la « Communication Interne » dans les entreprises libérantes

Communication concept - chart with keywords and icons

L’information est vitale dans les entreprises et la circulation de cette information est encore plus stratégique pour les entreprises libérantes. Informer sans être dans l’excès, sur des points pertinents et d’intérêts pour le collaborateur, capitaliser les informations de l’entreprise en favorisant les échanges : voici, dans la pratique, ce que nous développons chez AGESYS.

L’importance de la communication interne :

Informer les collaborateurs de ce qui se passe dans l’entreprise pour qu’ils puissent bien co-construire, faciliter les échanges entre les membres d’un groupe de travail ou être transparent sur la stratégie et les chiffres sont autant d’objectifs qui justifient de mettre la communication interne au centre des principes de fonctionnement de l’entreprise. Ceci permet également aux collaborateurs de mieux s’identifier à l’entreprise parce qu’ils sont impliqués et informés de tout ce qui se passe (en fonction de ce qu’ils décident de suivre). Chez AGESYS, nous accordons une grande importance à la communication interne depuis très longtemps : nous avons une collaboratrice dédiée au marketing et à la communication depuis que nous sommes 20 collaborateurs 🙂

Voici les quatre vecteurs de communication que nous avons mis en place :

  1. La diffusion des informations de l’entreprise : Cap sur la transparence pour tous

Ce premier vecteur de communication interne a pour objectif d’informer l’ensemble des collaborateurs de la vie de l’entreprise et de tout ce qui s’y passe. Ce sont des informations descendantes, adressées à l’ensemble des collaborateurs. Voici les outils que nous avons mis en place pour favoriser la transparence de l’information :

– « Un site collaboratif » qui centralise et capitalise l’ensemble de toutes les informations de l’entreprise, organisé par rubrique et par projet. Tous les autres outils évoqués dans ce post sont rattachés à ce site collaboratif principal Microsoft SHAREPOINT.

– « Des annonces » publiées plusieurs fois par mois et ayant pour objectif d’informer sur les actualités principales de l’entreprise. Ces annonces sont consolidées directement sur notre intranet et les collaborateurs sont notifiés par mail de chaque nouvelle publication qu’ils peuvent visionner. Les nouveaux collaborateurs peuvent voir l’historique des annonces.

– « Le saviez-vous » est un mail hebdomadaire de 3 lignes envoyé à l’ensemble des collaborateurs pour rappeler les choses déjà en place (par exemple : « saviez-vous que vous avez le droit à un financement pour pratiquer une activité sportive ? »)

– « Un codir express » est une vidéo de quelques minutes, publiée chaque semaine sur notre web TV et résumant les sujets vus au codir de la semaine. Un replay est également disponible pour visionner les codir-express des précédentes semaines.

– « AGESYS-Info »: 1 à 2 revues annuelles visant à communiquer les informations sur la convention Agesys ou pour faire un zoom sur un point important et nouveau (le dernier numéro était pour expliquer le compte de résultat de l’entreprise).

– « Transparence sur les chiffres », publication mensuelle du CA directement sur notre intranet.

« des e-learning validant (questionnaire pour valider la bonne compréhension) » permet de communiquer des informations ou il est nécessaire de garantir la bonne compréhension (par exemple des informations Sécurité Santé Environnement pour notre référentiel sécurité MASE)

« Un livret d’accueil » permettant aux nouveaux collaborateurs de pouvoir s’y retrouver facilement et de manière ludique sera rédigé début 2016.

2. Les canaux d’expression des collaborateurs : chacun est acteur pour agir et réagir

Le deuxième vecteur de communication désigne les outils permettant à tous les collaborateurs de pouvoir remonter des informations, échanger, débattre ou proposer des idées.

– « Des forums d’échange libre » sont disponibles pour tous les sujets de communication vus ci-dessus. Ils ont pour objectifs de permettre à chacun de réagir sur la diffusion des informations ou de demander des compléments d’informations.  (annonces, codir express, transparence sur les chiffres, etc)

– « Un blog social » est un lieu libre d’échange ou chaque collaborateur peut venir publier un post (idée ou demande). Il est organisé en 2 thématiques : « il faudrait que » concerne des choses que veulent les collaborateurs pour un meilleur fonctionnement de l’entreprise. « Ce serait bien » sont des choses pas forcément utiles pour l’entreprise mais qu’il serait sympa d’avoir (un cadre, un barbecue, etc).

– « Un baromètre du bonheur » est un questionnaire mensuel, qui a pour objectif, chaque mois, de demander aux collaborateurs comment ils se sentent et ainsi pouvoir repérer très tôt une mauvaise ambiance, de la lassitude ou trop de stress. Les résultats globaux sont publiés mensuellement.

– « La gestion des points d’amélioration » permet à chaque collaborateur de remonter des écarts ou de proposer des points d’amélioration liés à son activité ou à l’entreprise. S’il le peut, il règle lui-même les écarts en notant ses actions. Il se fait aider s’il le souhaite.

– « Des journées d’échanges collectifs »: nous organisons 2 jours de travail collectifs par an pour échanger de vive voix avec les collaborateurs et pour travailler en commun. Une première journée est organisée en petits groupes de 8 personnes et les informations de chaque groupe sont consolidées sur l’intranet puis un vote est réalisé pour statuer sur les points de divergences des groupes. Une seconde journée est organisée avec l’ensemble des collaborateurs pour informer et co-construire.

3. Le partage des informations co-construites par les groupes de travail

Tous les sujets d’entreprise sont gérés par des groupes de travail constitués de collaborateurs et basés sur le volontariat. Chaque groupe organise et gère leurs informations sur des sites collaboratifs dédiés à leur sujet et partage l’avancée de leurs travaux avec les collaborateurs.

« Le site collaboratif » de chaque groupe a pour objectif de centraliser, capitaliser et diffuser les informations sous forme de Forum, de gestion documentaire, d’annonces, etc. Les membres du groupe reçoivent des notifications de ce qui se passe dans leur groupe (ils choisissent eux même la fréquence). Les autres collaborateurs de l’entreprise s’inscrivent aux sujets qui les intéressent et reçoivent uniquement les notifications des sujets qu’ils ont choisis (ils choisissent également la fréquence : au fil de l’eau, une fois par jour ou par semaine)

– « Une caméra coffee-place » a été mise en place pour que les groupes puissent communiquer avec l’ensemble des collaborateurs, de manière ludique et efficace sur certains points de leurs projets: des petits sketchs pour informer avec humour.

– « Un réseau social d’entreprise » a été mis en place récemment, sur l’initiative d’un collaborateur et a pris tellement d’ampleur qu’il devrait remplacer les forums de discussion dans les semaines à venir.

4. La création d’environnement pour favoriser la communication informelle : renforcer les liens au-delà de l’entreprise

Dernier type de communication développé dans l’entreprise est la communication informelle. Cela consiste à créer des moments d’échanges conviviaux pour renforcer les liens humains au-delà de l’entreprise :

– « Des moments de convivialité » : barbecues, arbres de Noël, conventions sont des moments privilégiés ou les collaborateurs échangent sur des sujets de leurs choix et qui visent à renfoncer l’esprit d’équipe 🙂

– « Des tribus Agesys »: sont des communautés de collaborateurs qui se regroupent par centre d’intérêt comme par exemple « la photo », « les motos », « la course à pied », etc. Mis en place depuis seulement 2 mois, une tribu « Running » a déjà été constituée et les membres prévoient de faire le « semi-marathon de Paris ». Agesys met juste les outils de communication à disposition et chaque tribu est complètement libre pour s’organiser et faire ce qui lui plaît 🙂

Informer, c’est transférer du pouvoir et renforcer l’identification 🙂

Christophe THUILLIER

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